I passi che seguo io nella maggior parte dei casi sono:
Il master mostra l'idea del mondo (che stia in 2 o 3 pagine, eventuale mappa compresa: l'idea, non i dettagli)
Il master propone un obiettivo per la prima avventura in quel mondo, e si assicura che i giocatori approvino
I giocatori si accordano su una motivazione comune di medio-lungo termine per i loro PG, che tenga unito il gruppo e gli dia senso. "Diventare ricchi" o "diventare potenti" non sono motivazioni accettabili perché (a) sono cose scontate che vogliono tutti, e (b) non sono il fondamento di un gruppo perché la ricchezza è individuale, la potenza è individuale. Richiedo che la motivazione sia qualcosa di specifico e caratteristico. Esempi: un nemico comune da sconfiggere, uno specifico tesoro da ritrovare, uno specifico torto da vendicare. Spesso sarà una motivazione comunque classica. Mi va bene, non è un problema.
Ogni giocatore crea il suo personaggio in modo che sia adeguatamente motivato per l'obiettivo della prima avventura, e che condivida la motivazione comune del gruppo sul medio-lungo termine. Non serve altro.
Il master crea la prima avventura, cosa che può avvenire anche in parallelo al punto precedente, per la maggior parte.
Questo però non risolve il problema da te posto, quello che secondo me non si può risolvere.
Perché quando dicevo:
mi riferivo a degli aspetti meta-narrativi che il giocatore medio (come anche diversi master) non è in grado neppure di formulare in modo corretto, anche se magari ne ha una vaga comprensione intuitiva: figuriamoci metterli in pratica. Ma è giusto così.
Ma il problema è proprio questo: non siete scrittori, e non state scrivendo un libro.
E' normale e giusto creare il proprio PG tenendo conto delle capacità degli altri, ma il tipo di alchimia che c'è tra i personaggi di una storia è qualcosa di diverso, riguarda i loro ruoli nella storia e quelli sono indeterminati se non si conosce la storia. (Edit: attenzione, la storia, non basta l'ambientazione!)
Pensa a Harry Potter: se fosse stato un GdR e i giocatori si fossero voluti accordare sui personaggi, in linea con le tue aspettative,
uno avrebbe dovuto dire "io sarò il protagonista, il prescelto con un destino da compiere, e una classica storia di formazione da attraversare per diventare adulto e leader";
e un altro rispondere "ok, allora io sarò il migliore amico del protagonista, un po' spalla comica sfigata e un po' la sua ombra su cui può sempre contare, e sarò il suo tramite tra il mondo dei Babbani e quello della magia; e alla fine mi metterò insieme alla secchiona";
e un altro ancora "ok, io invece sarò l'elemento femminile del terzetto, la secchiona e la coscienza del gruppo, quella che fa sempre le prediche e fornisce gli spiegoni di lore se richiesto, e che alla fine si metterà con l'amico sfigato".
Suona male, giusto? Ce le vedi tre persone dotate di raziocinio fare questo? No, a meno che... non siano un gruppo teatrale che si prepara a uno show! Ma in quel caso, lo stesso gruppo che fa la discussione di cui sopra definisce anche la storia, e lo fa contemporaneamente a quella discussione, non successivamente.
E' anche quello che fa uno scrittore. Uno scrittore definisce i protagonisti insieme alla storia. Sa già come va a finire. La Rowling sapeva già cosa sarebbe successo nel settimo libro, quando ha inventato i personaggi per il primo.
E' una cosa che è impossibile riprodurre in un GdR, semplicemente perché un GdR è un'altra cosa. Quando creano i personaggi della loro Compagnia (che, tra parentesi, è abbastanza eterogenea come razze) i giocatori non sanno ancora che ci sarà da distruggere l'Unico Anello, gettandolo tra le fiamme del Monte Fato, dopo aver attraversato le miniere di Moria, ed essersi poi divisi in grossomodo due gruppi, uno che si occupa delle guerre contro le armate degli orchi e l'altro che prosegue la missione in incognito seguendo il PNG Gollum viscido ed ambiguo. Sanno che l'avventusa si svolgerà nella Terra di Mezzo e che il Male sconfitto nell'antichità si sta risvegliando; se va bene sanno anche che si tratterà di distruggere l'arma finale di Sauron. Tutto qui. Non è abbastanza per definire Frodo e Sam, Aragorn e Gandalf, Legolas e Gimli come li conosciamo noi.
Fidati, la base solida di partenza che ti serve come master è l'obiettivo. Quello di breve termine e quello di lungo termine. Non ti serve sapere chi sono i personaggi dentro e come interagiscono tra loro. Neanche i giocatori stessi lo sanno. Se dicono di saperlo, in molti casi è solo perché non sanno di non saperlo.
Eppure, in un buon 95% dei casi, sarà così: un manichino vuoto che si riempie con il tempo.
Come tu all'inizio non sai la trama della campagna, a parte al limite l'obiettivo finale e i temi generali, così i giocatori all'inizio non sanno chi è il loro PG, sanno solo che è un ranger umano-dunedain, prode combattente, che vive nelle terre selvagge e parla il Comune e l'Elfico. Dopo diventerà Aragorn. Non può essere Aragorn sin dall'inizio.
Le scelte fatte in corsa non saranno mai incoerenti perché saranno operate da un essere umano (il giocatore) in risposta a una serie di stimoli provenienti dal contesto (altri PG, mondo di gioco). Saranno una conseguenza di quegli stimoli. Non saranno, questo sì, belle come un personaggio del cinema creato a tavolino. Ma è normale.
Non sarà mai paragonabile a un libro perché non è un libro. Se quello che cerchi è un romanzo, forse dovresti scrivere un romanzo. Lo dico seriamente, eh, non è una presa in giro.
Io ho l'impressione, lo dico con cautela e scusami se manco di tatto, che il problema potrebbe essere nelle tue aspettative anziché nel gioco.