Un po' come già detto dagli altri, non esiste una formula valida per tutti. Dipende molto dalle capacità e dai limiti di ogni DM. E' per questo che devi studiarti i tuoi e valutare quello che sei più bravo a fare o cosa, invece, non riesci proprio ad improvvisare.
Per quanto mi riguarda, questi sono i consigli che mi viene di darti (non sono sicuramente esaurienti e altri potrebbero aggiungere suggerimenti anche migliori):
Come già detto su, rifletti sulle cose che sei bravo a improvvisare o a progettare al volo. Questo è il tipo d'informazioni che nella fase di preparazione avrai maggiore possibilità di abbozzare per poi improvvisarle al tavolo (ad esempio, io me la cavo bene nelle descrizioni e nella caratterizzazione dei PNG, motivo per cui si tratta di dettagli che non devo per forza preparare in anticipo). Il fatto di essere bravo in qualcosa, però, non significa che puoi permetterti di presentare ai tuoi giocatori una qualunque cosa a caso. Devi fornire loro situazioni e sfide il più possibile accattivanti, divertenti e coinvolgenti, il che significa che una certa cura deve esserci. Essere bravi a improvvisare una cosa, non significa che puoi permetterti di non pensare/inventare/lavorare affatto.
Come stai facendo (scegliendo D&D 5e), passa a un Gdr con un sistema di regole più semplice. Un regolamento più semplice significa meno regole da memorizzare, meno regole da preparare e meno regole da segnarti in giro. Ad esempio, con D&D 5e è più facile improvvisare le CD delle prove e non hai bisogno di scrivertele nel file di preparazione della tua corrente Avventura. In D&D 5e sai che c'è un gruppo di CD fisse (5, 10, 15, 20, 25 e 30), sai che 5 e 10 sono gestibili da chiunque, sai che 20 è gestibile da chi possiede la Competenza/Proficiency e sai che 25 e 30 sono CD difficili anche per chi possiede la Competenza. Significa che puoi tranquillamente fissare al volo una CD al tavolo, a seconda di quello che i PG devono/vogliono fare e di quanto è probabile che una simile azione abbia successo. Una volta che hai preso confindenza con le 5 CD fisse, puoi giocare un po' con i valori intermedi (ad esempio 16, 7, 21, ecc.). Al limite, se hai bisogno di tenere traccia della CD perchè lo stesso tipo di prova potrebbe essere ripetuta più volte nella seduta, te la segni al volo quella seduta stessa su un block notes o su un file di testo.
Storie, personaggi, ambientazioni e vicende semplici ma interessanti, sono sempre migliori della loro controparte complicata e malfunzionante. Insomma, se non sei abile a creare idee complesse, andare sul semplice è sempre meglio, perchè poche idee semplici sono più facili da gestire e da ricordare (sia per te, che per i tuoi giocatori). Anzi, spesso e volentieri attribuire alle tue creazioni lunghe liste di dettagli non serve a nulla. Anzi, la gran parte di quelle ionformazioni non verrà ricordata dai giocatori, magari verrà da loro ignorata e magari tu per primo ti dimenticherai di usarla.
In base al punto precedente, progetta i tuoi luoghi, PNG ed eventi assegnando loro solo una manciata di dettagli essenziali (quelli fondamentali per utilizzarli, per renderli divertenti e interessanti). Il resto lo puoi improvvisare. Ad esempio, non stare a scrivere pagine di descrizione di un PNG. Annotati in una lista sintetica dettagli fondamentali dell'aspetto, della personalità, ideali, scopi, legami con i PG o altri PNG, eventuali segreti, eventuali debolezze ed eventuali caratteristiche peculiari. Ricorda sempre che i giocatori tenderanno a ricordare i PNG in base a una manciata di dettagli distintivi (una cicatrice, un modo di comporttarsi, un certo indumento, il coinvolgimento del PNG in un certo evento importante, il legame con qualcuno. Se ne hai la possibilità, ad esempio, guardati (o rivediti) l'inizio del film Star Wars: Il Risveglio della Forza. Nei primi minuti del film uno Stormtrooper si ritrova con il suo casco bianco macchiato dall'impronta lasciata da una mano insanguinata: questo segno rosso aiuta gli spettatori a riconoscere lo stoormtruper dagli altri e a far intuire che si tratta di un personaggio che avrà un peso nella storia.
Tenendo conto dei tuoi limiti e dei tuoi pregi, come precisato al primo punto, cerca di segnare sul tuo file di preparazione solo le informazioni essenziali. Le altre puoi improvvisarle. Ricorda sempre che non è importante tanto il fatto che durante la seduta tu riesca a descrivere ai tuoi giocatori in maniera precisa esattamente tutti i dettagli che avevi preparato, quanto che la seduta fluisca bene e che tutti si divertano. Anche se durante la seduta presenti situazioni, PNG o luoghi con dettagli diversi rispetto a quelli che avevi inizialmente progettato, non succederà nulla. L'importante è che il mondo che presenti al tuo giocatore sia coerente con sè stesso e che risulti divertente. Significa che, una volta che avrai fissato un dettaglio durante la seduta, quello deve rimanere tale per il resto della campagna. E' un altro dei motivi per cui conviene creare pochi buoni dettagli, piuttosto che tanti che ti creano difficoltà.
Portati sempre dietro un block notes, un quaderno o un computer dove annotarti le info che improvvisi (i dettagli fondamentali), così da poterle ricordare per le prossime sedute. In fase di progettazione della seduta successiva potrai aggiornare i tuoi documenti con i dettagli importanti da ricordare.
Per quanto riguarda il Sandbox, fissati i dettagli essenziali e importanti di PNG, luoghi ed eventuali eventi maggiori (quelli che prima o poi accadono, a prescindere da quello che i PG fanno) ciò che rimane è semplicemente rispondere alle azioni dei PG con reazioni logiche e conseguenti. Nel sandbox non hai bisogno di decidere come andranno le cose nella campagna in ogni dettaglio. Al contrario, hai solo bisogno di fissare i dettagli essenziali dei PNG e dello scenario di gioco (il mondo e i già citati eventuali eventi maggiori). IL resto è tutta una questione di botta e risposta tra te e i giocatori. Tu presenti una situazione iniziale, i PG rispondo a quest'ultima agendo in dati modi; a quel punto, in base ai dettagli che hai preparato, tu reagisci di conseguenza, e i PG reagiranno ulteriormente, e così via. I giocatori rapinano la banca di un PNG? Quest'ultimo reagirà di conseguenza in base alla sua personalità, ai suoi scopi, ai suoi interessi, ecc. Se i giocatori si bloccano, fai partire un evento che spinga i loro PG a rispondere in qualche modo e riparte il botta e risposta.
Insomma, il succo è: taglia il più possibile ciò che non è essenziale, riduci le informazioni alla manciata di dettagli fondamentali su cui si regge la tua campagna. Le sfumature, invece, ovvero le informazioni secondarie e meno importanti, le puoi improvvisare. Ricorda, però, che se una informazione improvvisata dovesse diventare improvvisamente importante per lo sviluppo degli eventi, dovrai segnartela e trattarla come una nuova info importante.