Non credo sia "al meglio", ma io lo sto gestendo così. Premetto che è per una campagna soulslike e dunque molto videogiocosa.
Io ho preparato tutto. I miei appunti hanno la forma di un diagramma di flusso con le stanze numerate e i collegamenti fra l'una e l'altra spiegati (ad esempio fra A6 e C1 c'è scritto: grata, crollo, scala a pioli).
Le varie stanze sono dettagliate in un secondo documento. I loro nomi sono anche la descrizione sintetica (ed esempio: Salone invaso da erbacce) e sotto contengono una key degli elementi chiave più, se necessario, le interazioni principali. Gli incontri sono dettagliati a lato.
Credo sia indispensabile avere un codice grafico per ridurre le informazioni da scrivere (ad esempio io uso linee tratteggiate, nella mappa, e parentesi, nella key, per indicare gli elementi nascosti) e prendere qualche tempo prima di iniziare per visualizzare stanze e collegamenti, che sono descritti solo in modo astratto.
Genero gli incontri casuali sul momento e, se i PG li aggirano, non li segno sulla mappa: la prossima volta troveranno altro.
Per gli altri cambiamenti uso le GM intrusion, così lì improvviso ma non esattamente a volontà. Fra parentesi, sono ottime anche per rappresentare la crescente ostilità del dungeon agli invasori: ne ho una quando entrano, due al primo riposo, tre al terzo, e così via.
I cambiamenti permanenti alla mappa li segnano i giocatori. Per i pochi di cui devo tenere traccia io, ho organizzato la key del dungeon in modo che ogni area (5-8 stanze legate da un tema) occupi poco più di una pagina. Sulla parte bianca scrivo i miei appunti a mano.
Non al 100%, ma al 95% sì. Ai miei giocatori non piacerebbe sapere che il gioco funziona a turni, il che renderebbe tutto molto macchinoso, per cui non glielo direi. Però direi esplicitamente che più tempo passa, più rischiano di attirare mostri.
Per capirci, ai miei giocatori ho detto chiaramente che quando livellano loro lo fa anche il dungeon; sempre chiaramente ma senza rivelare loro le meccaniche che più tempo passano nel dungeon senza ritirarsi, più i boss e l'ambiente diventano pericolosi, e che quando si ritirano il dungeon cambia e restocka alcune stanze (questo prima di iniziare la campagna); che hanno un numero limitato di ritirate e riposare lontano da specifici bracieri o attirare l'attenzione con rumori forti o esplorazione a casaccio è pericoloso (questo dopo il fatto, ma sarebbe stato meglio chiarirlo prima).
In compenso, ho tenuto del tutto segrete diverse meccaniche da giocatore, ad esempio legate alla creazione degli oggetti magici, per poterle rivelare man mano che i PG le scoprivano. Prima sarebbero state inutili in ogni caso, e in questo modo ho creato un maggiore senso di scoperta.