Tecnicamente, in base alle regole, incoccare la freccia è parte dell'attacco (e questo non lo hai cambiato, mi sembra), mentre estrarre l'arco no, è un'azione a parte, anche se essendo una "interazione con oggetto" può essere fatta gratuitamente nel limite di una volta per turno.
Detto ciò, nel tuo caso hai voluto introdurre un elemento di realismo nel tuo immaginario (l'arco che viene trasportato senza corda in tensione, cosa coerente con la realtà storica ma non con il tipico fantasy di azione che si vede in film, libri e serie TV). C'era accordo al tavolo, quindi anche l'immaginario dei giocatori si è allineato a questo realismo. In questo caso hai fatto benissimo.
Non credo che @bobon123 volesse dire che le regole sono sacre e intoccabili, e credo che siano ben pochi su questo forum i DM che non ne hanno mai cambiata una (io addirittura le cambio quasi tutte).
Il concetto che ha espresso, secondo me, è un altro, e cioè che in condizioni normali è buona norma aspettarsi che qualunque immaginario coerente con le regole sia ammissibile, anche se non è l'immaginario preferito del DM.
Naturalmente:
Si può decidere di escludere un certo immaginario, nonostante sia coerente con le regole, perché non lo si ritiene appropriato per l'ambientazione e/o il tono della campagna.
Si può decidere di cambiare proprio le regole per adattarle ad un determinato immaginario con cui, di base, non sarebbero coerenti.
Entrambe le cose, però, dovrebbero essere frutto di una discussione esplicita al tavolo, come giustamente hai detto e fatto anche tu. Possibilmente una discussione anticipata: almeno l'ambientazione e il tono della campagna, e le eventuali regole personalizzate, andrebbero introdotti (e accettati dai giocatori) prima che si cominci a giocare. Un giocatore che interpreta un arciere, ad esempio, la questione dell'arco che si trasporta con la corda non in tensione e richiede un'azione per essere approntato gradirebbe saperla prima di farsi il personaggio: se la scoprisse "in corsa" sarebbe comprensibile se avesse delle rimostranze, e se la giustificazione "ma è realistico!" non gli bastasse.
Dovrebbero anche essere motivate in modo solido. Ad esempio: l'altra discussione, di cui questa è uno spin-off, verteva se non ricordo male sull'interpretazione dell'ira barbarica; beh, diverse interpretazioni dell'ira barbarica possono tranquillamente coesistere nella stessa campagna, in teoria. Per "bocciarne" una (coerente con le regole) ci vorrebbe una ragione un po' più sostanziale del semplice fatto che il DM si immagini l'ira in un altro modo.
Infine, nel secondo caso, cioè quando si vanno a toccare le regole per adattarle a un certo immaginario, le modifiche andrebbero anche soppesate attentamente dal punto di vista dell'equilibrio di gioco. Nel senso che normalmente le regole (anche quelle irrealistiche, anzi, soprattutto quelle irrealistiche) ci sono per una ragione; cambiarle non è proibito, ma è bene chiedersi quale sarà l'impatto, e se il maggiore realismo (o, in ogni caso, la maggiore aderenza ad un certo immaginario) sia un beneficio che vale il rischio.