Dipende: si tratta di un'avventura o una campagna? E che tipo di avventura (dungeon crawl, mistero ecc)?
Partiamo dal semplice: un'avventura classica in stile dungeon crawl. Io faccio cosi:
Documento di Word, strutturato come l'idea di stamparlo in stile opuscolo
Titolo (è più facile trovare l'avventura in questione)
Aggancio: come i PG vengono agganciati? Dicerie? PNG che offrono missioni?
Viaggio: segno la distanza, possibili incontri casuali lungo il percorso e la probabilità di trovare il luogo in questione (se la cosa ha senso)
Descrizione generale del posto (il primo impatto visivo che i giocatori avranno del dungeon, del castello omquel che e)
Ogni stanza è segnata in questo modo: numero di riferimento sulla mappa, nome della stanza, contenuto. Sotto, se necessario, metto un elenco di elementi con cui i giocatori potrebbero interagire e le varie descrizioni. Concludo con la descrizione dei mostri (nelle vecchie edizioni di D&D, altrimenti è sufficiente un rimando al Manuale; funziona anche stampare i mostri necessari e tenerli a portata di mano). Faccio in modo di avere tutto quello che mi serve nella stessa pagina o al più in due pagine se sono a sinistra e a destra. Se non ci sto inizio una nuova pagina, anche lasciando dello spazio bianco in quella precedente Esempio:
5 - STANZA DEL CAPO: grande letto in legno, cassettiera mezza marcia (cianfrusaglie), vecchia coperta appesa al muro. 1x Coboldo capo (grosso, cotta di maglia) e 5x Coboldi femmina (come i maschi) sul letto
Coperta: nasconde uno spazio che contiene un piccolo scrigno chiuso a chiave (in possesso del Capo) (70mo)
Coboldo: lvl 1, 1d3pf, Pelle, lancia, 18m, M 8+. Alla luce del sole hanno -1 in mischia e M 9+
Coboldo capo: lvl 2, maglia, ascia, 36m, M 6+. Chiave dello scrigno e chiave dell'area 7
Poi prendo la mappa (stampata) e segno la posizione dei vari mostri, in questo modo posso vedere le aree vicine con un colpo d'occhio e far reagire i mostri di conseguenza (chiedono aiuto ecc)
Il file della campagna semplicemente rimanda ai vari file delle avventure. Poi dipende da come hai strutturato la campagna stessa.